PARTES DE UNA CARTA

·         Asunto

Se escribe la palabra asunto, con mayúscula inicial seguida de dos puntos, sin negrilla y sin subrayar. Se recomienda escribirla a dos interlineas libres, a partir del ultimo dato del destinario. Constituye la síntesis del tema del documento. Es aconsejable expresarlo en un máximo de cuatro  palabras.

·         Fecha

Se aconseja escribir estos datos a una o dos interlineas libres del código en forma completa en orden de; nombre del lugar de origen, día, mes (en minúscula) y el año (sin separarlo con punto), según el tipo de documento.

·         Datos del destinario

A partir del lugar de origen y la fecha de elaboración, se recomienda dejar de dos a tres interlineas libres, según la extensión de la comunicación. Estos datos pueden ocupar varias líneas, de acuerdo con el tipo de documentación.

Es importante que los datos del destinario se dirijan en forma personalizada, es decir, a un funcionario especifico. Si no es posible obtener el nombre, se envía a la dependencia u oficina responsable

·         Nombre del destinario

A partir del lugar de origen y la fecha de elaboración, se recomienda dejar de dos a tres interlineas libres, según la extensión de la comunicación.

Estos datos pueden ocupar varias líneas, según el tipo de documento.

·         Cargo

Se aconseja escribirlo con mayúscula inicial. Los nombres de cargos muy extensos se pueden distribuir en dos líneas para guardar proporción visual con los otros datos.

·         Empresa

      Se escribe  en la interlinea libre siguiente al cargo, con la denominación mas amplia mente conocida, es decir, razón, social, sigla o acrónimo.

      En caso de nombre completo, la escritura se efectúa con mayúscula inicial o sostenida, de acuerdo con el registro efectuado ante la entidad competente y respetando las denominaciones Ltda., S.A.  Y otras que pueda contener la razón social.

      Las siglas y acrónimos se escriben en mayúscula, a menos que la organización la haya registrado de manera diferente.

·         Dirección

De acuerdo con el medio a través del cual se realice el envió de la comunicación, en este espacio se escribe la dirección de nomenclatura, el aparto, el fax o el correo electrónico. No se utilizan abreviaturas.

Para designar el número de la dirección se recomienda dejar tres espacios entre la designación principal y la nomenclatura. Cuando la dirección contiene información complementaria como bloque, interior, apartamento, entre otros, para su designación se recomienda escribir la palabra completa.

·         Nombre de la ciudad

Se identifica el lugar de origen, como ciudad, municipio u otros, por otros, por su nombre y se escribe el departamento separado por una coma. Aunque el destino de la carta sea el lugar de origen de la misma, es necesario escribir el nombre del lugar de origen. No se utilizan los términos la ciudad o presente.  

·         País

Si la carta va dirigida al exterior, se escribe el nombre del país en la misma interlinea libre del lugar de origen (ciudad o municipio) o en la interlinea libre siguiente, dependiendo de la extensión de los datos.

Solo cuando se utiliza el sobre con ventanilla, tanto el nombre del lugar de origen como el nombre del país se escriben en mayúscula sostenida.

·         Asunto

Se recomienda escribirlo de dos a tres interlineas libres de los datos del destinario.

·         Saludo

Como saludo independiente se escribe a una o dos interlineas después del asunto.

·         Texto

Comienza a una o dos interlineas libres del asunto o del saludo independiente, cuando lo hay, se escribe a interlineado sencilla, a una interlinea libre entre párrafos.

·         Paginas subsiguientes

El encabezado y el número de página correspondiente son datos que permitan identificar el documento a partir de la segunda página. Se recomienda ubicarlos en la parte superior izquierda, a cero o una interlinea libre de la zona 1, debidamente justificados y para continuar con el texto se dejan una o dos interlineas libres.

·         Despedida

Se escribe a una o dos interlineas libres del asunto o del saludo independiente, cuando lo hay.se escribe a interlineado sencillo; a una interlinea libre entre párrafos.

·         Remitente

Los datos del remitente están conformados por el nombre y el cargo. El nombre se sitúa de cuatro a cinco interlineas libres e la despedida en mayúscula sostenida y el cargo se escribe en la línea siguiente con mayúscula inicial sin centrar.

·         Líneas especiales

Se recomienda escribirlas a dos interlineas libres de los datos del remitente, en la misma fuente y con un tamaño de letra menor al utilizado en el texto.

El bloque de anexos y copias se ubica a interlineado sencillo, sin abreviar y alineado. El bloque correspondiente a redactor y trascriptor se deja a una interlinea libre del anterior y también alineado.

·         Identificación del transcriptor

A dos interlineas libres del remitente o a una interlinea libre de anexos y copias se escribe el nombre y el apellido de las personas que participaron en la redacción, transcripción y demás actividades relacionadas con la elaboración de la comunicación, todo debidamente alineados.