CARACTERÍSTICAS GENERALES DEL TEXTO

Papelería

La correspondencia que produce las instituciones como cartas, memorandos, circulares,  constancias y certificados se elaboran en la papelería establecida en general, original y una copia.

Los documentos normativos (acuerdos resoluciones instrucciones) se elaboran en original y una copia en papel tamaño oficio con recuadro y logotipo, (el formato se puede diseñar en el logotipo.

Las actas y los informes administrativos se elaboran en papel bon tamaño carta.

Presentación

·         Los documentos no deben presentar errores técnicos, ortográficos, gramaticales ni de puntuación.

·         La presentación debe ser impecable y sin tachones.

·         El tipo y el tamaño de la lectura casi siempre se recomienda arial 12.

·         La tinta que se utiliza para la impresión debe garantizar y mantener la nitidez del documento.

·         El papel debe tener el gramaje adecuado, de acuerdo con la tecnología de impresión que se utilice. Para impresora laser se recomienda que el gramaje de las copias sea igual que al original.

·         La tinta negra para firmar garantiza la nitidez en el proceso de micro información.

·         Los documentos se elaboran en papel impreso nunca en diseños hechos en el computador.

·         La transmisión vía fax o escaneados es  un adelanto de información y exige el envió inmediato del original, único, respaldo de un valor promontorio

·         Para garantizar la permanencia de la información en el papel térmico se debe fotocopiar.

·         El uso de resaltador, notas al margen, rayas  subrayas afectan la preservación del documento, por lo tanto, NUNCA DEBE AFECTARSE LOS DOCUMENTOS CON ESTE PROCEDIMIENTO se sugiere aptar por emplear un formato de tramite de documento.

·         El uso de grapas clips y otros elementos metálicos aceleran el deterioro de los documentos, una forma de evitar el contacto directo será emplear una tirilla de papel entre el documento y el gancho.

·         Los documentos legales se elaboran en el formato establecido por la entidad, en tamaño oficio.

v  Uso de mayúsculas y minúsculas

o   Las palabras escritas en mayúsculas sostenida no se divida.

o   Es conveniente tildar las vocales escritas en mayúscula sostenida cuando así lo requiera

o   Se utiliza mayúscula sostenida para resaltar algún dato, no se debe exagerar en su uso.

o   En español se escribe en minúscula los días, puntos cardinales las estaciones del año acepto después de un punto y al comienzo de párrafo.

o   Se escribe en mayúscula inicial, los nombres títulos de personas, los lugares, nombres de cargos, y las dependencias.

·         Se debe distinguir el nombre propio del genérico ejemplo:  

      Banco de la república                                       

      Gracias al banco de la república

Gerente General

De conformidad a la gerencia

v  Escritura de números

·         Los números de cuatro cifras que representan años no se separan con espacio ni con puntos.

·         Cuando en un texto se escribe la fecha completa se representa en orden de día, mes y año ejemplo:

18 de febrero de 2014

·         Cuando se escribe en forma numérica abreviada se representa en orden de año, mes y día ejemplo:

2014/02/18

·         Las cifras que representan dinero no se separan con espacio, si no con coma en los decimales, con puntos para las unidades y apostrofe para las unidades de millón. El signo de pesos va unido a la cifra y la palabra pesos sigue a la expresión en letras ejemplo: $3’800.000, 00 tres millones ochocientos mil pesos.

·         Cuando se escriben en columnas cifras con decimales enteras, los decimales de estas ultimas se representan con ceros y no con la letra “o” minúscula ni con el signo (=).

·         La escritura eventual dentro de un texto se efectúa:

o   Del 1 al 9 lo debo escribir en letras y del 10 en adelante en números ejemplo: hemos enviado dos plegables con un total de 15 hojas cada uno.

o   Cuando estos números hagan parte de un rango y de una serie se escriben en cifras ejemplo: la población que se va a evaluar comprende niños entre los 8 y 12 años:

o   Para grados y proporciones se utilizan cifras aunque sean menores de 10 ejemplo: 8º, 5%, 1;00

o   Cuando sea necesario expresar cantidades en letras, se tiene en cuenta que desde  el dieciséis al veintinueve se escriben una sola palabra de el treinta y uno en adelante en tres palabras o más cuarenta y cinco.

o   La cifra se puede expresar en primer termino en letras o numero pero conservando la opción elegida a través de todo el documento ejemplo: $1.500 (mil quinientos pesos)

o   Los números telefónicos se separan por grupos y con espacios y si hay un indicativo entre paréntesis ejemplo: (057) 843 55 44

Estilo o formas de disposición de la carta

1.    Estilo Bloque Extremo: es el estilo mas fácil y cómodo por cuanto todas las líneas se escriben comenzando en el margen izquierdo del papel. Con este estilo siempre se escribe a espacio sencillo; entre cada párrafo se dejan dos espacios verticales.

2.    Estilo Bloque: este estilo es muy parecido al bloque extremo. La diferencia consiste en que la línea de la fecha, la de despedida, la de antefirma y las de firma se escriben comenzando desde el centro Horizontal del papel.

3.    Estilo Semibloque: es el estilo más elegante y uno de los más usados en el Comercio. Este estilo mantiene las mismas características del estilo bloque y se distingue porque cada párrafo comienza dejando una sangría de cinco a diez espacios.

4.    Estilo Sangrado: es un estilo que se diferencia del semibloque en los siguientes aspectos: cada una de las líneas de la dirección, excepto la primera, lleva una sangría de cinco espacios en relación con la anterior. De la misma manera se hace con la despedida, la antefirma, las iniciales identificadoras y la firma.