lunes, 21 de abril de 2014
martes, 11 de marzo de 2014
lunes, 10 de marzo de 2014
MEMORANDO
El memorando es el documento mediante el cual
es posible emitir un comunicado, de tal forma que se pone en advertencia alguna
decisión, se da a conocer alguna orden, o quizás para recordar
acciones que se deben de tener en cuenta. Este documento es bastante
usado en los organismos dependientes debido a que tienen la capacidad de ser documentos
flexibles, prácticos, breves y directos.
Se considera que estos
documentos son los más usados en área de la administración pública, ya
que poseen las características de un oficio y la capacidad de que la
comunicación externa e interna pueda ser notificada mediante este
escrito. El área de difusión de este documento solamente puede ser de carácter interno, ya que como se sabe el único ambiente
donde se difunde y circula es dentro de la institución o de la empresa.
La persona que tiene la capacidad
de poder firmar los memorandos son aquellos que son parte de una institución o
de una empresa, sin hacer ninguna clase de distinción jerárquica. Las
partes para poder redactar un correcto memorando son:
.jpg)
·
Lugar
y fecha.
·
Código.
·
Destinatario.
·
Asunto.
·
Cuerpo.
·
Despedida
o antefirma
·
Firma
y pos firma.
·
Suscribir
Con Copia o "C.C".
·
Pie
de página.
Ciertas veces se recomienda
incluir además las siguientes partes en este documento:
·
Membrete.
·
Nombre del año.
·
Referencia.
·
Sello.
·
Anexo.
·
Redacción del texto.
Se tienen dos clases de
memorándum, que son el memorándum simple y el múltiple, la diferencia radica
que en el memorándum simple es usado para comunicar, remitir, solicitar o
comunicar la realización de acciones o tareas. Las características de esta
clase de memo es que es capaz de compartir las mismas características con el
oficio simple.
martes, 4 de marzo de 2014
Papelería
La correspondencia que produce las instituciones como
cartas, memorandos, circulares, constancias
y certificados se elaboran en la papelería establecida en general, original y
una copia.
Los documentos normativos (acuerdos resoluciones
instrucciones) se elaboran en original y una copia en papel tamaño oficio con
recuadro y logotipo, (el formato se puede diseñar en el logotipo.
Las actas y los informes administrativos se elaboran en
papel bon tamaño carta.
Presentación
·
Los documentos no deben presentar errores técnicos,
ortográficos, gramaticales ni de puntuación.
·
La presentación debe ser impecable y sin
tachones.
·
El tipo y el tamaño de la lectura casi
siempre se recomienda arial 12.
·
La tinta que se utiliza para la impresión
debe garantizar y mantener la nitidez del documento.
·
El papel debe tener el gramaje adecuado, de
acuerdo con la tecnología de impresión que se utilice. Para impresora laser se
recomienda que el gramaje de las copias sea igual que al original.
·
La tinta negra para firmar garantiza la
nitidez en el proceso de micro información.
·
Los documentos se elaboran en papel impreso
nunca en diseños hechos en el computador.
·
La transmisión vía fax o escaneados es un adelanto de información y exige el envió
inmediato del original, único, respaldo de un valor promontorio
·
Para garantizar la permanencia de la
información en el papel térmico se debe fotocopiar.
·
El uso de resaltador, notas al margen,
rayas subrayas afectan la preservación del
documento, por lo tanto, NUNCA DEBE AFECTARSE LOS DOCUMENTOS CON ESTE
PROCEDIMIENTO se sugiere aptar por emplear un formato de tramite de documento.
·
El uso de grapas clips y otros elementos
metálicos aceleran el deterioro de los documentos, una forma de evitar el contacto
directo será emplear una tirilla de papel entre el documento y el gancho.
·
Los documentos legales se elaboran en el
formato establecido por la entidad, en tamaño oficio.
v Uso
de mayúsculas y minúsculas
o
Las palabras escritas en mayúsculas sostenida
no se divida.
o
Es conveniente tildar las vocales escritas en
mayúscula sostenida cuando así lo requiera
o
Se utiliza mayúscula sostenida para resaltar
algún dato, no se debe exagerar en su uso.
o
En español se escribe en minúscula los días, puntos
cardinales las estaciones del año acepto después de un punto y al comienzo de
párrafo.
o
Se escribe en mayúscula inicial, los nombres
títulos de personas, los lugares, nombres de cargos, y las dependencias.
·
Se debe distinguir el nombre propio del
genérico ejemplo:
Banco
de la república
Gracias al banco de la
Gerente
General
De
conformidad a la gerencia
v Escritura
de números
·
Los números de cuatro cifras que representan
años no se separan con espacio ni con puntos.
·
Cuando en un texto se escribe la fecha
completa se representa en orden de día, mes y año ejemplo:
18
de febrero de 2014
·
Cuando se escribe en forma numérica abreviada
se representa en orden de año, mes y día ejemplo:
2014/02/18
·
Las cifras que representan dinero no se
separan con espacio, si no con coma en los decimales, con puntos para las
unidades y apostrofe para las unidades de millón. El signo de pesos va unido a
la cifra y la palabra pesos sigue a la expresión en letras ejemplo: $3’800.000,
00 tres millones ochocientos mil pesos.
·
Cuando se escriben en columnas cifras con
decimales enteras, los decimales de estas ultimas se representan con ceros y no
con la letra “o” minúscula ni con el signo (=).
·
La escritura eventual dentro de un texto se
efectúa:
o
Del 1 al 9 lo debo escribir en letras y del
10 en adelante en números ejemplo: hemos enviado dos plegables con un total de
15 hojas cada uno.
o
Cuando estos números hagan parte de un rango
y de una serie se escriben en cifras ejemplo: la población que se va a evaluar
comprende niños entre los 8 y 12 años:
o
Para grados y proporciones se utilizan cifras
aunque sean menores de 10 ejemplo: 8º, 5%, 1;00
o
Cuando sea necesario expresar cantidades en
letras, se tiene en cuenta que desde el
dieciséis al veintinueve se escriben una sola palabra de el treinta y uno en
adelante en tres palabras o más cuarenta y cinco.
o
La cifra se puede expresar en primer termino
en letras o numero pero conservando la opción elegida a través de todo el
documento ejemplo: $1.500 (mil quinientos pesos)
o
Los números telefónicos se separan por grupos
y con espacios y si hay un indicativo entre paréntesis ejemplo: (057) 843 55 44
Estilo o formas de disposición de la carta
1. Estilo Bloque Extremo: es el estilo mas fácil y cómodo por cuanto
todas las líneas se escriben comenzando en el margen izquierdo del papel. Con
este estilo siempre se escribe a espacio sencillo; entre cada párrafo se dejan
dos espacios verticales.
2. Estilo Bloque: este estilo es muy parecido al bloque
extremo. La diferencia consiste en que la línea de la fecha, la de despedida,
la de antefirma y las de firma se escriben comenzando desde el centro Horizontal del papel.
3. Estilo Semibloque: es el estilo más elegante y uno de los más
usados en el Comercio. Este estilo mantiene las mismas características del estilo bloque y se
distingue porque cada párrafo comienza dejando una sangría de cinco a diez
espacios.
4. Estilo Sangrado: es un estilo que se diferencia del semibloque
en los siguientes aspectos: cada una de las líneas de la dirección, excepto la
primera, lleva una sangría de cinco espacios en relación con la anterior. De la
misma manera se hace con la despedida, la antefirma, las iniciales
identificadoras y la firma.
diseño de carta
ALIMENTOS
POLAR S.A.
NIT
6748504-57
TLCAA-003
Facatativá, 22 de julio de 2013
Señor
JULIAN
MILLÀN
Jefe
Departamento Compras
Empresa
Multinivel S.A
Cra
124 72-09
Asunto:
Regularización de Pagos
Cordial
saludo, señor Millán
Para
facilitar la pronta atención de su pedido 3020, les agradecemos regularizar sus
pagos en su cuenta corriente.
Tan
pronto como se hayan normalizado, tendremos mucho gusto en enviar los equipos
que solicitan.
Esperamos
sus gratas noticias.
Atentamente,
VIVIANA
PÈREZ
Gerente
Comercial
Redactor: Viviana Pérez
Transcriptor:
Alejandra Díaz
PBX 8436593
PARTES DE UNA CARTA
·
Asunto
Se escribe la palabra asunto, con mayúscula inicial seguida de dos puntos, sin negrilla y sin subrayar. Se recomienda escribirla a dos interlineas libres, a partir del ultimo dato del destinario. Constituye la síntesis del tema del documento. Es aconsejable expresarlo en un máximo de cuatro palabras.
·
Fecha
Se aconseja escribir estos datos a una o dos
interlineas libres del código en forma completa en orden de; nombre del lugar
de origen, día, mes (en minúscula) y el año (sin separarlo con punto), según el
tipo de documento.
·
Datos del destinario
A partir del lugar de origen y la fecha de
elaboración, se recomienda dejar de dos a tres interlineas libres, según la
extensión de la comunicación. Estos datos pueden ocupar varias líneas, de
acuerdo con el tipo de documentación.
Es importante que los datos del destinario se
dirijan en forma personalizada, es decir, a un funcionario especifico. Si no es
posible obtener el nombre, se envía a la dependencia u oficina responsable
·
Nombre del destinario
A partir del lugar de origen y la fecha
de elaboración, se recomienda dejar de dos a tres interlineas libres, según la
extensión de la comunicación.
Estos datos pueden ocupar varias líneas,
según el tipo de documento.
·
Cargo
Se aconseja escribirlo con mayúscula inicial. Los nombres
de cargos muy extensos se pueden distribuir en dos líneas para guardar
proporción visual con los otros datos.
·
Empresa
Se escribe en la interlinea libre siguiente al cargo,
con la denominación mas amplia mente conocida, es decir, razón, social, sigla o
acrónimo.
En caso de nombre completo, la escritura
se efectúa con mayúscula inicial o sostenida, de acuerdo con el registro
efectuado ante la entidad competente y respetando las denominaciones Ltda.,
S.A. Y otras que pueda contener la razón
social.
Las siglas y acrónimos se escriben en
mayúscula, a menos que la organización la haya registrado de manera diferente.
·
Dirección
De acuerdo con el medio a través del cual se
realice el envió de la comunicación, en este espacio se escribe la dirección de
nomenclatura, el aparto, el fax o el correo electrónico. No se utilizan
abreviaturas.
Para designar el número de la dirección se
recomienda dejar tres espacios entre la designación principal y la
nomenclatura. Cuando la dirección contiene información complementaria como
bloque, interior, apartamento, entre otros, para su designación se recomienda
escribir la palabra completa.
·
Nombre de la ciudad
Se identifica el lugar de origen, como
ciudad, municipio u otros, por otros, por su nombre y se escribe el
departamento separado por una coma. Aunque el destino de la carta sea el lugar
de origen de la misma, es necesario escribir el nombre del lugar de origen. No
se utilizan los términos la ciudad o presente.
·
País
Si la carta va dirigida al
exterior, se escribe el nombre del país en la misma interlinea libre del lugar
de origen (ciudad o municipio) o en la interlinea libre siguiente, dependiendo
de la extensión de los datos.
Solo cuando se utiliza el
sobre con ventanilla, tanto el nombre del lugar de origen como el nombre del
país se escriben en mayúscula sostenida.
·
Asunto
Se recomienda escribirlo de dos a tres
interlineas libres de los datos del destinario.
·
Saludo
Como saludo independiente se escribe a
una o dos interlineas después del asunto.
·
Texto
Comienza a una o dos interlineas libres
del asunto o del saludo independiente, cuando lo hay, se escribe a interlineado
sencilla, a una interlinea libre entre párrafos.
·
Paginas subsiguientes
El encabezado y el número de página
correspondiente son datos que permitan identificar el documento a partir de la
segunda página. Se recomienda ubicarlos en la parte superior izquierda, a cero
o una interlinea libre de la zona 1, debidamente justificados y para continuar
con el texto se dejan una o dos interlineas libres.
·
Despedida
Se escribe a una o dos interlineas libres del
asunto o del saludo independiente, cuando lo hay.se escribe a interlineado
sencillo; a una interlinea libre entre párrafos.
·
Remitente
Los datos del remitente están conformados por
el nombre y el cargo. El nombre se sitúa de cuatro a cinco interlineas libres e
la despedida en mayúscula sostenida y el cargo se escribe en la línea siguiente
con mayúscula inicial sin centrar.
·
Líneas especiales
Se recomienda escribirlas a dos interlineas
libres de los datos del remitente, en la misma fuente y con un tamaño de letra
menor al utilizado en el texto.
El bloque de anexos y copias se ubica a
interlineado sencillo, sin abreviar y alineado. El bloque correspondiente a
redactor y trascriptor se deja a una interlinea libre del anterior y también
alineado.
·
Identificación del transcriptor
A dos interlineas libres del remitente o a
una interlinea libre de anexos y copias se escribe el nombre y el apellido de
las personas que participaron en la redacción, transcripción y demás
actividades relacionadas con la elaboración de la comunicación, todo
debidamente alineados.
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