lunes, 21 de abril de 2014
martes, 11 de marzo de 2014
lunes, 10 de marzo de 2014
MEMORANDO
El memorando es el documento mediante el cual
es posible emitir un comunicado, de tal forma que se pone en advertencia alguna
decisión, se da a conocer alguna orden, o quizás para recordar
acciones que se deben de tener en cuenta. Este documento es bastante
usado en los organismos dependientes debido a que tienen la capacidad de ser documentos
flexibles, prácticos, breves y directos.
Se considera que estos
documentos son los más usados en área de la administración pública, ya
que poseen las características de un oficio y la capacidad de que la
comunicación externa e interna pueda ser notificada mediante este
escrito. El área de difusión de este documento solamente puede ser de carácter interno, ya que como se sabe el único ambiente
donde se difunde y circula es dentro de la institución o de la empresa.
La persona que tiene la capacidad
de poder firmar los memorandos son aquellos que son parte de una institución o
de una empresa, sin hacer ninguna clase de distinción jerárquica. Las
partes para poder redactar un correcto memorando son:
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·
Lugar
y fecha.
·
Código.
·
Destinatario.
·
Asunto.
·
Cuerpo.
·
Despedida
o antefirma
·
Firma
y pos firma.
·
Suscribir
Con Copia o "C.C".
·
Pie
de página.
Ciertas veces se recomienda
incluir además las siguientes partes en este documento:
·
Membrete.
·
Nombre del año.
·
Referencia.
·
Sello.
·
Anexo.
·
Redacción del texto.
Se tienen dos clases de
memorándum, que son el memorándum simple y el múltiple, la diferencia radica
que en el memorándum simple es usado para comunicar, remitir, solicitar o
comunicar la realización de acciones o tareas. Las características de esta
clase de memo es que es capaz de compartir las mismas características con el
oficio simple.
martes, 4 de marzo de 2014
Papelería
La correspondencia que produce las instituciones como
cartas, memorandos, circulares, constancias
y certificados se elaboran en la papelería establecida en general, original y
una copia.
Los documentos normativos (acuerdos resoluciones
instrucciones) se elaboran en original y una copia en papel tamaño oficio con
recuadro y logotipo, (el formato se puede diseñar en el logotipo.
Las actas y los informes administrativos se elaboran en
papel bon tamaño carta.
Presentación
·
Los documentos no deben presentar errores técnicos,
ortográficos, gramaticales ni de puntuación.
·
La presentación debe ser impecable y sin
tachones.
·
El tipo y el tamaño de la lectura casi
siempre se recomienda arial 12.
·
La tinta que se utiliza para la impresión
debe garantizar y mantener la nitidez del documento.
·
El papel debe tener el gramaje adecuado, de
acuerdo con la tecnología de impresión que se utilice. Para impresora laser se
recomienda que el gramaje de las copias sea igual que al original.
·
La tinta negra para firmar garantiza la
nitidez en el proceso de micro información.
·
Los documentos se elaboran en papel impreso
nunca en diseños hechos en el computador.
·
La transmisión vía fax o escaneados es un adelanto de información y exige el envió
inmediato del original, único, respaldo de un valor promontorio
·
Para garantizar la permanencia de la
información en el papel térmico se debe fotocopiar.
·
El uso de resaltador, notas al margen,
rayas subrayas afectan la preservación del
documento, por lo tanto, NUNCA DEBE AFECTARSE LOS DOCUMENTOS CON ESTE
PROCEDIMIENTO se sugiere aptar por emplear un formato de tramite de documento.
·
El uso de grapas clips y otros elementos
metálicos aceleran el deterioro de los documentos, una forma de evitar el contacto
directo será emplear una tirilla de papel entre el documento y el gancho.
·
Los documentos legales se elaboran en el
formato establecido por la entidad, en tamaño oficio.
v Uso
de mayúsculas y minúsculas
o
Las palabras escritas en mayúsculas sostenida
no se divida.
o
Es conveniente tildar las vocales escritas en
mayúscula sostenida cuando así lo requiera
o
Se utiliza mayúscula sostenida para resaltar
algún dato, no se debe exagerar en su uso.
o
En español se escribe en minúscula los días, puntos
cardinales las estaciones del año acepto después de un punto y al comienzo de
párrafo.
o
Se escribe en mayúscula inicial, los nombres
títulos de personas, los lugares, nombres de cargos, y las dependencias.
·
Se debe distinguir el nombre propio del
genérico ejemplo:
Banco
de la república
Gracias al banco de la
Gerente
General
De
conformidad a la gerencia
v Escritura
de números
·
Los números de cuatro cifras que representan
años no se separan con espacio ni con puntos.
·
Cuando en un texto se escribe la fecha
completa se representa en orden de día, mes y año ejemplo:
18
de febrero de 2014
·
Cuando se escribe en forma numérica abreviada
se representa en orden de año, mes y día ejemplo:
2014/02/18
·
Las cifras que representan dinero no se
separan con espacio, si no con coma en los decimales, con puntos para las
unidades y apostrofe para las unidades de millón. El signo de pesos va unido a
la cifra y la palabra pesos sigue a la expresión en letras ejemplo: $3’800.000,
00 tres millones ochocientos mil pesos.
·
Cuando se escriben en columnas cifras con
decimales enteras, los decimales de estas ultimas se representan con ceros y no
con la letra “o” minúscula ni con el signo (=).
·
La escritura eventual dentro de un texto se
efectúa:
o
Del 1 al 9 lo debo escribir en letras y del
10 en adelante en números ejemplo: hemos enviado dos plegables con un total de
15 hojas cada uno.
o
Cuando estos números hagan parte de un rango
y de una serie se escriben en cifras ejemplo: la población que se va a evaluar
comprende niños entre los 8 y 12 años:
o
Para grados y proporciones se utilizan cifras
aunque sean menores de 10 ejemplo: 8º, 5%, 1;00
o
Cuando sea necesario expresar cantidades en
letras, se tiene en cuenta que desde el
dieciséis al veintinueve se escriben una sola palabra de el treinta y uno en
adelante en tres palabras o más cuarenta y cinco.
o
La cifra se puede expresar en primer termino
en letras o numero pero conservando la opción elegida a través de todo el
documento ejemplo: $1.500 (mil quinientos pesos)
o
Los números telefónicos se separan por grupos
y con espacios y si hay un indicativo entre paréntesis ejemplo: (057) 843 55 44
Estilo o formas de disposición de la carta
1. Estilo Bloque Extremo: es el estilo mas fácil y cómodo por cuanto
todas las líneas se escriben comenzando en el margen izquierdo del papel. Con
este estilo siempre se escribe a espacio sencillo; entre cada párrafo se dejan
dos espacios verticales.
2. Estilo Bloque: este estilo es muy parecido al bloque
extremo. La diferencia consiste en que la línea de la fecha, la de despedida,
la de antefirma y las de firma se escriben comenzando desde el centro Horizontal del papel.
3. Estilo Semibloque: es el estilo más elegante y uno de los más
usados en el Comercio. Este estilo mantiene las mismas características del estilo bloque y se
distingue porque cada párrafo comienza dejando una sangría de cinco a diez
espacios.
4. Estilo Sangrado: es un estilo que se diferencia del semibloque
en los siguientes aspectos: cada una de las líneas de la dirección, excepto la
primera, lleva una sangría de cinco espacios en relación con la anterior. De la
misma manera se hace con la despedida, la antefirma, las iniciales
identificadoras y la firma.
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